论述在特定的环境下管理层机制的作用

摘要:在后勤管理工作中,如何运用管理学原理对基层后勤进行管理是我们研究的课题。管理就是在特定的环境下对组织所拥有的资源进行有效的计划、组织、人员选用、领导和指导、控制,以实现既定的组织目标的一系列过程。从管理学的角度出发,结合实际工作对基层后勤中组织关系的确立和协调、人力及资源的有效管理方面进行阐述,不断完善组织科学管理,从而达到降低成本、资源优化配置、提高经济效益的目的。

关　键　词:管理学 后勤保障部门 组织关系 武警水电部队

1　概况

武警水电部队是承担国家重大能源有关项目、大江大河治理等水利基础设施建设和防洪抢险任务的技术、管理部队,施工生产是水电部队的中心任务。因水电部队具有分散施工的特点,本文以下提及的基层后勤专指支队下辖,经济独立核算的项目部下属的后勤保障部门。“兵马未动、粮秣先行”,后勤管理思想由来已久。现代管理思想上升为系统化的管理理论仅一个世纪,但它的科学性与实用性已在社会各个领域显示了巨大的指导和推动作用。从管理学角度看,管理就是在特定的环境下对组织所拥有的资源进行有效的计划、组织、人员选用、领导和指导、控制,以实现既定的组织目标的一系列过程。基层后勤部门为实现“保障有力”的要求,应针对项目施工的特点,运用管理学原理进行人员、物资、装备的有效管理,从而达到降低成本、提高经济效益的目的。

2　基层后勤管理

2.1　基层后勤组织关系的确立及协调

(1)组织关系的确立、人员配备。基层后勤组织关系的最初确立是在上级统一指导下,对基层后勤管理人员进行选拔及任用。在一定的管理权限下,基层管理人员可以对其下属人员的选拔、配备进行参与或提出合理建议。本着“因事择人、因才使用”的用人原则,选拔合适人选。合适就是要从其知识结构、文化水平、职业道德、个人品质及工作的责任心等要素综合考虑适合程度。特别是对采购人员的选用,一定要全面考察、慎重用人。但现实中,由于存在某些思想上对基层后勤的重视程度不够,后勤部门在工程开工筹建和收尾清仓时缺乏完备的组织结构,人员不到位和随意调离,使“两头难”成为很现实的问题;业务人员的文化程度普遍不高,业务水平较低,工作中不思进取,责任心、主动性差,“不能司其职”;采购员、仓库保管员不合理的设置、更换频繁甚至兼职的出现较为普遍,这些不利因素的存在极大地影响了工程的顺利开展。因此,基层管理必须引入竞争机制。业务人员上岗前要经过严格的考试、培训、选拔。如仓库保管员就是一个要求较高的岗位,除应有的责任心之外还要熟悉帐目、懂工程。业务水平低、责任心不强和动机不纯的人坚决不能用。经过基础培训后新上岗的业务人员,工作中要“传、帮、带”,对已上岗人员设立工作跟踪卡,了解其工作绩效。不合格人员该换的要换、该罚的要罚。

(2)组织关系的协调。基层后勤首先要加强与市场及供应商的外部联系。其次,在内部关系中,纵向联系要做好“上传下达”。即基层管理人员要服从上级主管的领导,有重大事件时要及时向上请示、汇报,决策下达时要避免“政出多门、命令不统一”。实际工作中,大多数业务人员关系隶属存在的多向性和重叠性的特点,如:人在中队,而工作关系却在后勤,导致基层后勤管理只能停留在表面。解决的方法是经过层层筛选、培训后固定的工作人员由后勤管理。业务人员在一个项目点施工,长时间的共同合作容易达成工作默契,最好在下一个工程中继续合作以发挥其延续性。这样,既减少了新手的培训时间,也可使下属人员分工明确、业务熟练,做到各司其职,各尽所能。横向联系中,要协调好同其它协作部门的关系。基层后勤本着“保障有力”的原则,应建立与其他部门相互支持、相互尊重的协作关系。

2.2　对人力资源的管理合理、公平地分配奖励,采用激励机制调动人员积极性。“不患寡而患不均”,这是基层后勤分配奖励时常常遇到的现象。管理学公平理论认为:一个人在自己因工作做出成绩而取得报酬后,并不会甘心得到报酬的绝对量,还会通过自己与相关他人的比较来判定所获报酬是否公正或公平。当感到自己所获与他人相同时,会产生公平感,否则就会有不公平感的出现。由于基层各部门环环相扣、相辅相成,各业务人员岗位和业务范围不同,基层管理者分配奖励时就不能采用“一视同仁”或“按级别”分配的方法。激励机制是最大限度调动人的积极性,充分发挥其潜能以提高效率的有效途径。马斯洛的需要层次理论认为,人有生理、安全、社交、尊重及自我实现的需要,其中前3种为低层次需要,后2种为高层次需要。这5种需求由低到高排列为金字塔状的层次结构,只有低层次需求逐级实现,才会有更高层次的需求。以此为借鉴,在后勤管理工作中,按其工作的绩效,通过经济手段对那些工作积极、业务熟练,在工作中不断改进方法提高工作效率的突出人员,应加大经济奖励幅度、拉开差距以刺激和调动全体人员的工作积极性。

2.3　对资源的有效管理基层后勤管理工作的有效性如何,集中体现在它是否能使组织花费最小的资源投入而取得最大的产出。对资源进行有效的管理。

2.3.1　积极开展市场调研,摸清市场动态要了解市场,首先要进行市场调研。基层后勤管理者应做到“四勤”,即:腿勤、眼勤、手勤和脑勤。多留意、多比较、多总结,并结合国内外大形势变化,对摸清市场大有帮助。根据数据分析、预测市场时,还要考虑风险因素对市场的影响。

2.3.2　利用成本分析法,确定合理价格工程所需设备、配件及材料的采购在总成本中占50%以上。因此在工程材料的选用上,应利用成本分析方法,按照市场调研、货比三家的原则合理确定采购价格,尽可能降低成本。如在评定供应商资质中的价格评审环节中,按照:厂家(成本加成率(1+5%))→一级批发商(加成1+5%~10%)→二级批发商(加成1+10%~15%)→零售商(或客户)的经济规律,进行成本分析。理论上,在确保材料质量的前提下,要降低我方材料成本就要最大限度地降低供应方的利润率。通过对当地市场价格信息、商家报价及同行业商品的价格进行比较、分析,了解供应方所属上述哪个环节,同时按合理利润率一般不得超过20%的成本利润规律,优选成本利润率低的为合格分供方。对超出合理利润率的部分,通过调整采购价格,从而达到降低成本的目的。

2.3.3　加大管理力度,规范材料管理的各项制度后勤工作是“三分买,七分管”主要应做好以下4点。(1)控制采购数量、对材料实行定额管理。决定物资订购量的大小,要统一考虑采购费用与仓库保管费用,并寻求总费用最低的最佳采购批量,理论经济采购批量公式为:　经济采购批量=(2×物资的一次采购费用×物资的年需要量)(物资的单位价格×年度保管费用率)采用经济采购批量有利于加强物资管理,使储备合理,提高效益。经济采购批量是理论值,在实际操作中还要根据具体情况作相应调整。对材料实行定额管理方法是:按设计图纸计算材料耗用量,分别乘以定额损耗系数,产生实际用量,即:理论值×损耗系数=实际采购量。例如对砂石料和商品混凝土的数量控制上,可通过定额分析并与供应商签订合同,限量购进并以合同规定的定额数进行最终方量结算。定额管理不仅适用于水泥、钢筋、砂石骨料、红砖等主材,也适用次材管理。如五支队在南昌中山城、183工程等工程中使用的扣件、铁钉、铁丝等材料,采用定额管理均取得较好效果。对材料实行定额管理,可有效降低现场材料的损耗,较好地控制误差值,形成计划—采购—领用都经过定额管理,突出了“管”这个整体过程。

(2)规范材料验收和工具使用管理。主材验收通常采用随机抽样、实际点数的方法进行过磅、检测,严把数量关。对超出合理误差的部分要索赔;对于低值易耗品的使用,严格按“谁需求,谁领用”的原则发放。工具管理是基层后勤管理的难题之一。基层后勤对所属工具的管理通常采用工具卡管理和工具借用登记制度双层管理。实际中,工具上工具卡,由领用人负责工具的使用和保养。工具卡在人员调离后由各基层后勤内部转收,既滞后又容易丢失和重复建立,从而造成工具的重复购买和浪费。如果工具卡自行保管,人员调动时实行“工具和卡同行”制度,由基层后勤部门办理移交或交接手续,(即:该项目后勤负责人进行帐物核算后,在工具卡上加盖公章、经办人印鉴及转出时间,调动人签字认可并备案。到下一个工程点,同样方法登记备案后,工具卡仍由本人负责保管。)既减少工具卡的流动环节及时间,又利于加强人员的责任心。其次,为避免借用工具管理上的混乱,后勤需坚持分类建帐、定期盘点制度。对于丢失和损坏的,由基层后勤出据定期盘点报告表(包括工具名称、数量、价格、规格及损坏程度)上交主管部门,由主管视其情节程度予以一定的经济处罚。

(3)文明施工,规范材料的现场管理。因主材一般是室外存贮,在工程高峰期人员流动性大,存在材料丢失现象。由于基层后勤人员通常配备为3~5人且各司其职,对于现场材料的监管力度相对较低。因此,文明施工、完善制度,加大同工程其他部门的合作监管、投入专人看管、增加夜间值班人员及其责任心的教育是避免上述现象的方法和途径。

(4)规范废旧物资的处理。废旧物资是材料成本中重要的一部分。废旧物资处理应由基层后勤请示并报上级主管部门对价格、单位进行审批。在实施过程中可由财务、工程等其它部门进行监控,处理完毕要及时建帐,杜绝“小金库”的出现。同时,要在各个相关职能部门强化思想,用制度规范和完善现场管理,提高整个过程的透明度。

3　结语

一个工程的盈、亏是与科学、规范、严格的管理分不开的,这需要决策层的宏观调控和中、基层的共同管理及相互协作。在实际基层后勤管理工作中,充分发挥管理学理论的指导和推动作用任重而道远,需要组织成员的共同努力。相信科学、规范的管理理念将能使基层后勤的管理水平逐步提高,以实现节约成本、提高效益的目标。