如何制作电子简报

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• 小白贼黑

  简报设计的原则是 KISS (Keep It Simple and Stupid) 。 其实准备简报内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键字的关连性架构出来，接下来再加上创意，以、图表、动画等视觉工具来辅助说明。
  
  文字
  
  善用 PowerPoint 的简报设计范本，可以省去我们配色定字型的时间。 切记简报是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，说服观众的是我们，所以不要将投设计成小抄或脚本，照本宣科。我们可以从营销的角度来看，如果我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能就是下面听讲的人来念，而不是我们了，所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，传达不是简报投就好了，要有我们演讲才成功。 再从智慧财产权的角度来说，如果投的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性，就得追求进步性；君不见著名的演讲者，一套投走天下，场场瀑满，没有人嫌投一样，因为诠释不同。
  
  所以投请掌握 Magic Seven 原则，每张投传达 5 个概念效果最好， 7 个概念人脑恰恰好可以处厘，超过 9 个概念负担太重了，请重新组织。 (7 士 2 ＝ 5 ～ 9 ）
  
  字体大小
  
  投的字体要大、行数要少，为什么，请看下图便知分晓： 投的字体要大、行数要少，为什么，请看下图便知分晓：记住：我们是来演讲，不是来做视力检查！
  
  字体大，行数自然就少，当然就符合 Magic Seven 原则！
  
  我的建议是： 大标题至少要用44点以上的字，如果会场很大、很深的话，点数最好再提高。
  
  还有，千万别忘了，投的大小标题，请尽量用粗体，不要说我在电脑萤幕上看很清楚啊！ 我们是要投影出来给观众出来给观众看，而不是请观众一个一个来计算机屏幕上看的。
  
  另外， 除非是自备 notebook ，否则请不要选用细明体和标楷体以外的字型设计，因为会场的计算机可能无法支持，千万不要冒这个险！
  
  标题
  
  标题是每张投的主轴，请简洁有力地传达每张投的重点，最好是以 5 ～ 9 个字来说明，因为再多字一行就挤不进去了，就算挤得进投，也挤不进观众的脑中，而后者显然是比较重要的。
  
  因为标题只能取 5 ～ 9 个字，所以冗赘之字就无须出现，其实每张投就是大小标题的组合，也就是概念的串连，除非是要引述一段文字，或是名言，否则是不会出现超过两、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或者是名言，也应该帮观众掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。
  
  勿用标点符号
  
  既然投就是大小标题的组合，那么就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，更是可以直接省略。
  
  投上的讯息都已经分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织，所以大部份的标点符号都是多余的。
  
  至于括号，也尽量少用，特别是在标题上若加上括号就好像在大庭广众咬耳朵一样，如果在大标题中真的觉得有加括号的必要，那就把它放到次层标题中，这样可以让我们的标题简洁有力。
  
  缩写
  
  用英文缩写字可以让简报内容更精简，更专业！
  
  那可不一定，缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用，所以除非我们非常确定觏众的背景，否则还是将全文拼出较佳。
  
  还好，简报不像看书或文章，我们希望带着观众跟着简报的进度走，所以不能期望观众在第二张投学会的缩写就能马上应用到后面，更别提有很多人演讲是会迟到或神游的。
  
  数字
  
  数字会说话，所以善用数字来支持我们的观点或是论证，效果最好，因此，统计数字也是简报常用的信息。
  
  在简报中引用统计数字时，投中宜以精确数字呈现，但在口述时，不要太拘泥于精确数字，而应使用近似值，因为近似值容易记忆容易联想，只有在特殊目的的时候，才需要使用精确数字。
  
  关联信息
  
  信息透过时间和空间的关联，更具意义，所以流程图、组织图、时间表、 timelines ，都可以让信息更为生动， Visio 是很好的辅助工具。
  
  图表
  
  表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能说，换句话说，图表只须标题，请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智能型的工作，千万不要让电脑做，要让睿智的我们来发挥。如果怕到时紧张遗漏了重要的资讯，请把要讲的内容打在备忘稿中。动画
  
  我们经常利用大饼图、直条图等来呈现统计数字，此时我们也可以多点创意，以动画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令人印象深刻。
  
  信息来源资讯来源
  
  简报也应该尊重智能财产权，注明来源一来表示我们所引用信息的权威性，二来也彰显我们的专业。
  
  在简报中可以建立自己的风格，将资讯来源固定安排在投的固定地方，如此一来，我们演讲的时候不用再花宝贵的时间去交待资讯来源，观众就会自己在投的适当位置取得所需资讯。投中的资讯来源也应该采用标准书目格式，以免挂一漏万。
  
  一份精美的简报的其实远不止此。更重要的是你还需要在做简报时以最佳的方式将你辛苦的简报表达给你的观众才算是成功。关于这点，希望在以后的时间继续跟大家分享。

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